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Microsoft Access 2013 – en Profundidad

$40.773

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  • Autor: PÉREZ MARQUÉS, María

    Páginas: 408

    Coedición: Alfaomega, RC Libros

    ISBN: 9786076225011 Categoría:

    Descripción

    Access 2013 es un programa de Office 2013 presente en sus modalidades avanzadas de distribución. Se trata de una base de datos relacional que ofrece la capacidad de almacenar ordenadamente los datos de trabajo en tablas con la posibilidad de relacionarlas entre sí para facilitar todo tipo de tareas, como consultas, informes, formularios y otros elementos típicos de las bases de datos.

    Este libro muestra las posibilidades de trabajo que aporta como valor añadido la nueva versión del programa, entre las que destacan la facilidad de guardar y compartir archivos en la nube y realizar tareas compartidas. Es posible guardar los archivos de Access en SkyDrive o en el sitio de la organización para poder compartirlos e incluso participar en reuniones en línea.

    En Access 2013 existe la opción Archivo  Compartir, que permite compartir los archivos con otras personas e incluso participar en reuniones en línea y compartir las hojas de Access. Los asistentes a las reuniones podrán ver los archivos, incluso si no tienen Office instalado.

    Access 2013 está integrado en Office 2013, la nueva suite de Microsoft que sustituye y amplía a Office 2010. Lo primero que se observa al abrir Microsoft Office 2013, y por tanto, en todos sus programas, es una apariencia nueva y ordenada que contiene las características que ya conocemos de versiones anteriores, junto con algunas nuevas que ahorran mucho tiempo.

    El nuevo Office, y por lo tanto Access 2013, también trabaja con smartphones y tabletas. De esta forma se favorece la portabilidad y se adecua el software a los avances de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Access 2013 también se puede integrar en distintos planes de distribución de Office 365.

    Ventajas

    • Cada capítulo presenta las tareas de Access a través de ejemplos y finaliza con varios ejercicios prácticos resueltos que aportan un valor añadido significativo al texto.
    • Guardar y compartir archivos en la nube es una de las características más importantes de Access 2013. Es posible guardar los archivos de Access en SkyDrive o en el sitio de la organización para poder compartirlos. También es posible trabajar junto a otros usuarios en el mismo archivo, al mismo tiempo. El trabajo en la nube es una de las características más interesantes de Access 2013 y constituye un valor añadido esencial en la nueva versión del programa.

    Conozca

    • Las novedades y características más importantes de Access 2013, así como el diseño y creación de bases de datos relacionales.
    • El lenguaje relacional SQL de Access.

    Aprenda

    • A trabajar con tablas, relaciones, claves, índices y todo tipo de consultas de bases de datos.
    • Sobre la importación y exportación de datos a Excel, Word, SQL Server y otros orígenes de datos ODBC.

    Desarrolle sus habilidades para: 

    • Analizar el trabajo con informes, etiquetas y formularios, así como la interrelación entre Access y Word a través de la combinación de correspondencia.

    ÍNDICE

    Introducción ………………………………………………………………………………….. XIII

    Capítulo 1.

    Novedades de Access 2013 ……………………………………………….. 1
    Nuevas posibilidades de cifrado, compactación y reparación de archivos …… 1
    Trabajo en la nube ………………………………………………………………………………. 2
    Compartir la información ……………………………………………………………………… 3
    Guardar la información en múltiples formatos ………………………………………… 4
    Crear copias de seguridad de bases de datos ………………………………………….. 5
    Empaquetado y firma digital de bases de datos ………………………………………. 5
    Aplicaciones en la web …………………………………………………………………………. 6
    Plantillas …………………………………………………………………………………………….. 7
    Datos externos …………………………………………………………………………………… 8
    Abrir en un explorador …………………………………………………………………………. 10
    Interfaz de usuario creada automáticamente navegación incluida …………….. 11
    La barra de acción ……………………………………………………………………………….. 11
    Llamadas para configurar las propiedades ………………………………………………. 13
    Controles nuevos para trabajar con datos relacionados ……………………………. 13
    Nuevas opciones de implementación …………………………………………………….. 15

    Capítulo 2

    Inicio y entorno de Access 2013 …………………………………………. 17
    Inicio de Access 2013 …………………………………………………………………………… 17
    Entorno de Access 2013 ……………………………………………………………………….. 19
    La cinta de opciones de Access 2013 ……………………………………………………… 20
    Barra de herramientas de acceso rápido ………………………………………………… 21
    Panel de exploración o de navegación ……………………………………………………. 23
    Barra de estado …………………………………………………………………………………… 24
    El botón Archivo ………………………………………………………………………………….. 26

    Capítulo 3.

    Creación de bases de datos en Access 2013 ………………………… 31
    Crear una base de datos en Access 2013 ………………………………………………… 31
    Crear una nueva base de datos en blanco ……………………………………………. 32
    Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla existente ………….. 32
    Abrir una base de datos existente en Access 2013 …………………………………… 34
    Administrar tablas en la vista Hoja de datos ……………………………………………. 35
    Agregar campos y registros a una tabla en la vista Hoja de datos ……………. 35
    Agregar un nuevo campo a una tabla existente ……………………………………. 39
    Agregar un nuevo campo a una tabla nueva ………………………………………… 40
    Definir explícitamente el tipo de datos de los campos …………………………… 40
    Definir explícitamente el formato de los campos ………………………………….. 42
    Propiedades de campos …………………………………………………………………….. 43
    Agregar y eliminar campos de las tablas ……………………………………………… 44
    Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos .. 46
    Guardar una tabla …………………………………………………………………………….. 47
    Ordenar registros en una hoja de datos ………………………………………………. 47
    Buscar datos en la hoja de datos ………………………………………………………… 47
    Establecer filtros ………………………………………………………………………………. 49
    Añadir, modificar y eliminar registros …………………………………………………. 52
    Administrar tablas en la vista Diseño ……………………………………………………… 53
    Definir o cambiar la clave principal en la vista Diseño ……………………………. 55
    Definir las propiedades de los campos en la vista Diseño ………………………. 56

    Capítulo 4.

    Tablas, relaciones, claves e índices en Access 2013 ……………….. 73
    Crear una tabla nueva ………………………………………………………………………….. 73
    Crear una tabla en una nueva base de datos ………………………………………… 73
    Crear una tabla en una base de datos existente ……………………………………. 74
    Relaciones ………………………………………………………………………………………….. 75
    Ver las relaciones de tabla existentes en una base de datos …………………… 77
    Crear relaciones ……………………………………………………………………………….. 80
    Eliminar una relación de tabla ……………………………………………………………. 83
    Modificar una relación de tabla ………………………………………………………….. 84
    Establecer el tipo de combinación ………………………………………………………. 85
    Exigir integridad referencial ……………………………………………………………….. 87
    Actualizar y eliminar en cascada los registros relacionados ……………………. 88
    Claves principales ………………………………………………………………………………… 91
    Claves principales de Autonumérico …………………………………………………… 91
    Claves principales de Campo simple ……………………………………………………. 91
    Claves principales de Campos múltiples ………………………………………………. 91
    Establecer o cambiar la clave principal ………………………………………………… 92
    Quitar la clave principal …………………………………………………………………….. 93
    Índices ……………………………………………………………………………………………….. 94
    Decidir los campos que se van a indizar ………………………………………………. 94
    Índices de varios campos …………………………………………………………………… 95
    Crear un índice ………………………………………………………………………………… 95
    Crear un índice de un solo campo ………………………………………………………. 95
    Crear un índice de varios campos ……………………………………………………….. 96
    Eliminar un índice …………………………………………………………………………….. 98
    Ver y modificar índices ……………………………………………………………………… 99
    Creación automática de índices ………………………………………………………….. 99

    Capítulo 5.

    Consultas en Access 2013. Diseño, creación y tipos ……………….. 107
    Consultas ……………………………………………………………………………………………. 107
    Crear consultas de selección sencillas …………………………………………………….. 111
    Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente ……………… 111
    Crear una consulta de selección sencilla mediante la vista Diseño: criterios
    de Campo y Orden ……………………………………………………………………………. 114
    Especificar varios criterios en una consulta …………………………………………….. 117
    Funciones agregadas y otras opciones de la fila total de la cuadrícula
    de diseño ……………………………………………………………………………………….. 118
    Ver o modificar la instrucción SQL que está detrás de una consulta existente. 120
    Crear un campo calculado en una consulta …………………………………………….. 120
    Operadores típicos a utilizar en expresiones …………………………………………… 121
    Consultas de referencias cruzadas …………………………………………………………. 122
    Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas …………………………….. 123
    Consultas de parámetros ……………………………………………………………………… 126
    Consultas de acción ……………………………………………………………………………… 128
    Consultas de eliminación ……………………………………………………………………… 129
    Eliminar registros de una o varias tablas de una relación uno a uno ……….. 129
    Eliminar registros mediante una consulta que incluya solo la tabla “uno”
    de una relación uno a varios …………………………………………………………… 130
    Eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas de una
    relación uno a varios ……………………………………………………………………… 130
    Consultas de actualización ……………………………………………………………………. 131
    Ejemplos de expresiones en consultas de actualización…………………………. 132
    Consultas de datos anexados ………………………………………………………………… 133
    Consultas de creación de tabla ……………………………………………………………… 135

    Capítulo 6.

    Lenguaje Access SQL. Definición de datos ……………………………. 153
    Introducción a SQL de Access ………………………………………………………………… 153
    Elementos básicos de SQL …………………………………………………………………….. 156
    Tipos de datos SQL de Access ………………………………………………………………… 157
    Tipos de datos equivalentes del SQL de ANSI ………………………………………….. 158
    Operadores en SQL para Access …………………………………………………………….. 160
    Funciones más importantes en Access SQL ……………………………………………… 162
    Funciones numéricas ………………………………………………………………………… 162
    Funciones de fecha y hora …………………………………………………………………. 163
    Funciones de cadena ………………………………………………………………………… 164
    Funciones de agregado ……………………………………………………………………… 165
    Usar caracteres comodín en la comparación de cadenas ……………………….. 168
    SQL y las consultas de acción y definición de datos ………………………………….. 170
    Usar sintaxis SQL en Access. Vista SQL ……………………………………………………. 170
    Lenguaje de definición de datos en Access SQL ……………………………………….. 173
    Creación de las tablas de una base de datos. Sentencia CREATE TABLE ……. 173
    Restricciones. La cláusula CONSTRAINT ……………………………………………….. 174
    Inserción de registros en las tablas de una base de datos.
    Sentencia INSERT ………………………………………………………………………….. 178
    Creación de tablas en el entorno SQL de Access ……………………………………… 180
    Creación de índices con CREATE INDEX ………………………………………………….. 190

    Capítulo 7.

    Lenguaje Access SQL. Consulta de datos ……………………………… 199
    Access SQL: lenguaje de consulta de datos ……………………………………………… 199
    Sentencia SELECT ………………………………………………………………………………… 200
    Cláusula FROM ………………………………………………………………………………… 202
    Cláusula WHERE ………………………………………………………………………………. 202
    Cláusula GROUP BY …………………………………………………………………………… 205
    Cláusula ORDER BY …………………………………………………………………………… 206
    Cláusula IN …………………………………………………………………………………… 207
    Cláusula HAVING ……………………………………………………………………………… 208
    Cláusula WITH OWNERACCESS OPTION ………………………………………………. 209
    Predicados ALL, DISTINCT, DISTINCTROW, TOP …………………………………….. 210
    Sentencia SELECT…INTO ………………………………………………………………………. 212
    Observaciones relativas a la sentencia SELECT ………………………………………… 213
    Selección de filas …………………………………………………………………………………. 213
    Filas duplicadas y la cláusula DISTINCT ………………………………………………… 215
    Ordenación de los resultados de una consulta ………………………………………… 216
    Columnas calculadas ……………………………………………………………………………. 218
    Renombrar columnas: cláusula AS …………………………………………………………. 220
    Consultas con condiciones de búsqueda ………………………………………………… 220
    Contrastes de comparación ……………………………………………………………….. 221
    Contraste de rango: cláusula BETWEEN…AND ……………………………………… 222
    Contraste de pertenencia a un conjunto: cláusula IN …………………………….. 223
    Contraste de valor nulo: cláusula IS NULL ……………………………………………. 224
    Contrastes compuestos: cláusulas AND, OR y NOT ……………………………….. 225
    Combinación de consultas: cláusula UNION ……………………………………………. 226

    Capítulo 8.

    Consultas resumen y multitabla en SQL ………………………………. 239
    Access SQL: consultas multitabla …………………………………………………………… 239
    JOIN de dos tablas ……………………………………………………………………………….. 240
    JOINS con criterios de selección de filas ………………………………………………. 243
    JOINS con múltiples columnas de emparejamiento ………………………………. 244
    JOINS de tres o más tablas ……………………………………………………………………. 245
    JOIN con condiciones de búsqueda sin igualdad ………………………………………. 248
    JOINS internos y externos …………………………………………………………………….. 249
    JOIN EXTERNO completo …………………………………………………………………… 250
    JOIN EXTERNO izquierdo y derecho …………………………………………………….. 251
    INNER JOIN …………………………………………………………………………………………. 253
    LEFT JOIN, RIGHT JOIN …………………………………………………………………………. 254
    Casos especiales en consultas multitabla ………………………………………………… 258
    Consultas resumen ………………………………………………………………………………. 262
    Funciones de agregado en la lista de selección …………………………………….. 262
    Función COUNT(*) ……………………………………………………………………………. 265
    Valores NULL en las funciones de agregado …………………………………………. 266
    Agrupar filas con GROUP BY ………………………………………………………………. 267

    Capítulo 9.

    Funciones avanzadas y subconsultas SQL ………………………………………………. 279
    Subconsultas ………………………………………………………………………………………. 279
    Reglas de las subconsultas ……………………………………………………………………. 283
    Subconsultas con IN …………………………………………………………………………….. 284
    Subconsultas con operadores de comparación ………………………………………… 286
    Subconsultas con EXISTS ………………………………………………………………………. 287
    Subconsultas con ANY, SOME o ALL ………………………………………………………. 289
    Uso avanzado de funciones …………………………………………………………………… 291
    Funciones de cadena ………………………………………………………………………… 291
    Funciones numéricas ………………………………………………………………………… 292
    Funciones agregadas o estadísticas …………………………………………………….. 293
    Funciones de fechas y horas ………………………………………………………………. 295

    Capítulo 10.

    Modificación de datos en Access SQL …………………………………………………….. 301
    Lenguaje de modificación de datos en SQL ……………………………………………… 301
    Modificación de tablas con ALTER TABLE …………………………………………….. 301
    CREATE TABLE, ALTER TABLE y las restricciones de integridad …………… 304
    Restricciones PRIMARY KEY ……………………………………………………………….. 304
    Restricciones FOREIGN KEY ……………………………………………………………….. 305
    Restricciones de integridad referencial en cascada ……………………………….. 307
    Restricciones UNIQUE ………………………………………………………………………. 307
    Definiciones DEFAULT ……………………………………………………………………….. 308
    Permitir valores NULL ……………………………………………………………………….. 308
    ALTER TABLE y ADD: cambios en columnas, tablas y restricciones
    de integridad …………………………………………………………………………………… 315
    CREATE INDEX: añadiendo índices a las tablas …………………………………………. 316
    ALTER TABLE y DROP: borrado de columnas y restricciones de integridad ….. 318
    Borrado de tablas e índices con DROP ……………………………………………………. 318
    Introducir datos en tablas. La sentencia INSERT ………………………………………. 319
    Insertar una fila mediante INSERT INTO…VALUES …………………………………. 320
    Insertar valores NULL ……………………………………………………………………….. 321
    Insertar todas las columnas ……………………………………………………………….. 322
    Insertar varias filas mediante INSERT INTO…SELECT ……………………………… 322
    Eliminar datos de tablas. La sentencia DELETE …………………………………………. 322
    Actualizar datos de tablas. La sentencia UPDATE …………………………………….. 324
    Cambiar datos con UPDATE ……………………………………………………………….. 324
    Actualización de todas las filas con UPDATE ………………………………………… 326

    Capítulo 11.

    Informes, etiquetas y formularios …………………………………….. 331
    Informes …………………………………………………………………………………………….. 331
    Crear un informe mediante la herramienta de informes …………………………… 333
    Crear un informe mediante el Asistente para informes …………………………….. 334
    Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas ……………………………… 338
    Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco …………………. 340
    Secciones y controles de un informe ……………………………………………………… 342
    Ajustar el informe en la vista Presentación. Totales …………………………………. 344
    Ajustar el informe en la vista Diseño. Controles ………………………………………. 346
    Ajustar el informe en la vista Informe …………………………………………………….. 347
    Obtener una vista previa del informe con Vista preliminar ……………………….. 347
    Guardar, imprimir y enviar por correo un informe …………………………………… 348
    Subinformes ……………………………………………………………………………………….. 348
    Formularios ………………………………………………………………………………………… 350
    Crear un formulario mediante la herramienta Formulario ……………………… 350
    Crear un formulario dividido mediante la herramienta
    Formulario dividido ……………………………………………………………………….. 352
    Crear un formulario que muestre varios registros con la herramienta
    Varios elementos …………………………………………………………………………. 353
    Crear un formulario mediante el Asistente para formularios ………………….. 355
    Crear y editar un formulario mediante la herramienta Formulario
    en blanco …………………………………………………………………………………… 357
    Uso de un formulario para ver e introducir datos en tablas ………………………. 358
    Subformularios …………………………………………………………………………………… 360

    Capítulo 12.

    Access, Excel y Word. Importar, exportar y combinar
    correspondencia …………………………………………………………………………….. 363
    Importar datos de otra base de datos Access ………………………………………….. 363
    Importar datos de Excel ……………………………………………………………………….. 367
    Importar datos de SQL Server, de otro origen ODBC, ASCII, XML, DBASE,
    OUTLOOK y HTML …………………………………………………………………………….. 371
    Exportar un objeto de base de datos Access a otra base de datos Access,
    a una base de datos ODBC, DBASE, etc. ………………………………………………. 376
    Exportar datos a Excel ………………………………………………………………………….. 378
    Exportar datos a Word …………………………………………………………………………. 381
    Combinar correspondencia entre Word y Access …………………………………….. 383
    Índice analítico ………………………………………………………………………………. 389

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