Ferias comerciales cómo organizarlas y participar en ellas con éxito

Descripción

Esta obra tiene el propósito de respaldar la aplicación práctica de diversos conceptos y estrategias cuyo fin es el logro del éxito en la organización y participación de las empresas en Ferias Comerciales, para que resulten benéficas tanto para los organizadores, expositores como para los visitantes y las empresas participantes y que contribuyan en el desarrollo económico y comercial de la región, sector o país donde éstas se lleven a cabo.

Destaca por:

Analizar los aspectos esenciales que debe abordar todo aquel que pretenda organizar una Feria Comercial nacional e internacional.

Aprenda:

Los tópicos que implican la selección de las Ferias Comerciales en el esfuerzo exportador. El proceso de preparación, ejecución, evaluación y seguimiento relativo a la participación de las empresas en las Ferias.

Conozca:

Los elementos indispensables que se deben considerar al momento de organizar una Feria Comercial. Los programas de apoyo al Comercio Exterior aplicables a esta materia, pasando por consideraciones  estratégicas con respecto a los aspectos críticos que concluirán con el éxito del evento.

Desarrolle sus habilidades para:

Reflexionar sobre las consideraciones y recomendaciones prácticas relativas a los diversos aspectos que  deben ser tomados en cuenta al utilizar esta herramienta promocional, como parte del esfuerzo para exportar e  incrementar la competitividad internacional.

Contenido

Prólogo
Introducción

Capítulo 1
Conceptos básicos…………………………… 5
Esquema ……………………………………………. 5
Reflexione y responda a las
siguientes preguntas …………………………… 5
Contenido …………………………………………… 6
Esquema temático del capítulo…………….. 7
Introducción ………………………………………… 7
1.1 ¿Qué son las ferias comerciales? ……. 8
1.2 Objetivos para participar en
ferias comerciales ……………………………….. 10
1.2.1 Objetivos para el país…………….. 11
1.2.2 Objetivos para el expositor …….. 12
1.2.3 Objetivos para el comprador…… 14
1.2.4 Objetivos para el observador
(inteligencia comercial)…………………… 14
1.2.5 Objetivos para el negociante ….. 16
1.3 Clasificación de
las ferias comerciales ………………………….. 16
1.4 Las ferias comerciales como
herramienta estratégica en el desarrollo
empresarial, económico y exportador……. 18
1.5 Ayuda para los expositores …………….. 22
1.5.1 Organizaciones
gubernamentales nacionales ………….. 25
1.5.2 Organizaciones
gubernamentales en diversos países. 25
1.5.3 Organizaciones
multinacionales …………………………….. 25
1.5.4 Organizaciones privadas ……….. 26
1.6 Criterios para seleccionar
una feria comercial ……………………………… 27
1.7 Gastos en los que incurre cuando
se participa en una feria comercial ………. 28
1.8 Principales aspectos que se deben
considerar para la participación en
ferias comerciales……………………………….. 28
1.9 Fuentes de información sobre
ferias comerciales……………………………….. 31
1.10 Las ferias virtuales ………………………. 33
1.11 La conducta típica del visitante a una
feria comercial ……………………………………. 34
Apoyos didácticos ……………………………….. 36
Resumen capitular ………………………… 36
Autoevaluación ……………………………… 39
Ejercicios y prácticas ……………………… 42

Capítulo 2
Fases para preparar la participación
en ferias comerciales ……………………… 43
Esquema ……………………………………………. 43
Reflexione y responda a las
siguientes preguntas …………………………… 43
Contenido …………………………………………… 44
Esquema temático del capítulo ……………. 44
Introducción………………………………………… 44
2.1 Programa de actividades para
la participación en ferias comerciales ….. 45
2.2 Primera fase: Proceso de decisión
para participar en una feria comercial…… 45
2.2.1 Criterios básicos para
participar en una feria comercial …….. 47
2.2.2 Selección de la o
las ferias a asistir…………………………… 47
2.2.3 Criterios de selección para
las ferias comerciales a asistir………… 51
2.2.4 Selección de productos
para ser llevados a la feria ……………… 51
2.3 Segunda fase: Planeación………………. 52
2.3.1 Investigación inicial……………….. 53
2.3.2 Definición de tareas y
programación del tiempo………………… 53
2.3.3 El presupuesto ……………………… 54
2.4 Tercera fase: Preparación para la
participación ……………………………………….. 55
2.4.1 Reservación y registro……………. 55
2.4.2 Inserción en catálogos
y sistemas de información………………. 57
2.4.3 Condiciones contractuales
para participar en una feria
como expositor………………………………. 57
2.4.4 Contenido técnico
de contratos ………………………………….. 57
2.4.5 Servicios al expositor
por parte del organizador ……………….. 58
2.4.5.1 Otros servicios ofrecidos.. 59
2.4.6 Integración del equipo
de trabajo ……………………………………… 59
2.4.7 Gestión para obtener
apoyo institucional…………………………. 60
2.4.8 Desarrollo de acciones ………….. 60
2.4.8.1 Para la fase de
preparación …………………………….. 60
2.4.8.2 Seguimiento del avance .. 62
2.4.8.3 Transporte,
almacenaje y ensamble……………. 62
2.4.8.4 Prueba final…………………. 64
2.5 Cuarta fase: Operación en la feria …… 64
2.5.1 Actividades de
atención del stand …………………………. 65
2.5.2 Atención a los visitantes ………… 65
2.5.3 Realización de
presentaciones y demostraciones …… 66
2.5.3.1 Presentaciones ……………. 66
2.5.3.2 Demostraciones…………… 67
2.5.4 Actividades de investigación ….. 69
2.5.5 Actividades al concluir
la feria comercial …………………………… 69
2.6 Quinta fase: Análisis y evaluación…… 70
2.6.1 Áreas de análisis
de la información…………………………… 72
2.6.2 Evaluación de los resultados….. 73
2.7 Sexta fase: Seguimiento a contacto
de negocios…………………………………………. 74
2.7.1 Realización de contactos
posteriores a la fecha…………………….. 75
Apoyos didácticos ……………………………….. 76
Resumen capitular ………………………… 76
Autoevaluación ……………………………… 77
Ejercicios y prácticas ……………………… 79
Anexo 1: Relación de formatos ……………… 81

Capítulo 3
Consideraciones especiales con
respecto a elementos sustanciales .111
Esquema …………………………………………….111
Reflexione y responda a las
siguientes preguntas ……………………………111
Contenido ……………………………………………112
Esquema temático del capítulo …………….112
Introducción…………………………………………113
3.1 Consideraciones especiales con
respecto a los elementos sustanciales…..113
3.1.1 El stand de exhibición…………….114
3.1.2 Planeación del stand ……………..114
3.1.3 Conceptos técnicos
con respecto al stand……………………..115
3.1.4 Localización del stand ……………118
3.1.5 El diseño del stand ………………..118
3.1.5.1 Algunas consideraciones
con respecto al diseño del stand.119
3.1.6 Documentos para
diseñar el stand……………………………..120
3.1.7 Dimensiones del stand…………..120
3.1.8 Ensamble y
desensamble del stand…………………..121
3.2 Consideraciones con respecto al diseño
y construcción de los exhibidores ………….122
3.2.1 Características que deben
reunir los exhibidores ……………………..123
3.3 Consideraciones con respecto al
mobiliario ……………………………………………124
3.4 Consideraciones con respecto a
la iluminación ………………………………………124
3.5 Consideraciones con respecto al
diseño gráfico ………………………………………125
3.6 Consideraciones con respecto al
desarrollo de presentaciones y
demostraciones ……………………………………125
3.7 Consideraciones con respecto a
la publicidad ………………………………………..126
3.8 Consideraciones con respecto al
material impreso ………………………………….126
3.9 Consideraciones con respecto al
material audiovisual……………………………..127
3.10 Consideraciones con respecto a
la organización del personal …………………128
3.11 Tareas, responsabilidades y
recomendaciones respecto al personal del
stand: ¿Qué debe y qué no debe hacer el
personal? …………………………………………….129
3.12 Consideraciones con respecto a
la presentación y desenvolvimiento
del personal del stand…………………………..130
3.13 Consideraciones con respecto a
la inteligencia comercial en ferias …………132
Apoyos didácticos…………………………………134
Resumen capitular………………………….134
Autoevaluación……………………………….136
Ejercicios y prácticas……………………….138

Capítulo 4
Conceptos generales sobre la
organización de ferias comerciales..139
Esquema …………………………………………….139
Reflexione y responda a las
siguientes preguntas ……………………………139
Contenido ……………………………………………140
Esquema temático del capítulo……………..140
Introducción …………………………………………140
4.1 Ocho tareas para organizar……………..141
4.2 ¿Quién organiza y para qué organiza
ferias y/o exhibiciones comerciales?……..142
4.2.1 Instituciones gubernamentales .142
4.2.2 Organizaciones privadas…………143
4.3 Programa de apoyo al comercio
exterior “Recintos feriales”……………………144
Apoyos didácticos…………………………………146
Resumen capitular………………………….146
Autoevaluación ………………………………147
Ejercicios y prácticas ………………………148

Capítulo 5
Cinco etapas en la organización
de ferias comerciales ………………………149
Esquema …………………………………………….149
Reflexione y responda a las
siguientes preguntas ……………………………149
Contenido ……………………………………………149
Esquema temático del capítulo …………….150
Introducción…………………………………………150
5.1 Proceso para organizar una
feria comercial …………………………………….151
5.2 Primera etapa: Proceso de decisión
para organizar una feria comercial………..151
5.3 Segunda etapa: Diseñando la
estructura organizacional ……………………..152
5.3.1 Pasos para organizar……………..153
5.3.1.1 El Comité Organizador…..153
5.3.1.2 La Coordinación General.153
5.3.1.3 Las Comisiones…………….154
5.4 Tercera etapa: La planeación ………….162
5.4.1 Aspectos básicos de una feria ..162
5.4.2 La planeación del Proyecto …….170
5.4.3 Elección de los productos o
servicios a promover ………………………176
5.4.4 Publicidad y promoción
previa a la feria………………………………177
5.4.5 Contratación y adecuación
(decoración) del lugar (recinto ferial)..178
5.5 Cuarta etapa: Operación de la feria …179
5.5.1 Inauguración …………………………179
5.5.2 Actividades de atracción ………..180
5.5.3 Supervisión de actividades……..180
5.5.4 Clausura ……………………………….182
5.6 Quinta etapa: Post-feria ……………182
5.6.1 Desmontaje………………………….183
5.6.2 Elaboración de los estados
financieros (Balance General y
Estado de Resultados) ……………………183
5.6.3 Informe de la feria …………………183
5.6.4 Evaluación de los
resultados de la feria………………………186
5.6.5 Seguimiento posterior a la feria 187
Apoyos didácticos ………………………………..188
Resumen capitular …………………………188
Autoevaluación ………………………………194
Ejercicios y prácticas ………………………199
Anexo 2: Relación de formatos …………….200

Capítulo 6
Diversas consideraciones con
respecto a la organización de Ferias
comerciales ………………………………………225
Esquema …………………………………………….225
Reflexione y responda a las
siguientes preguntas ……………………………225
Contenido ……………………………………………226
Esquema temático del capítulo……………..226
Introducción …………………………………………227
6.1 Consideraciones especiales respecto
a la ubicación de la feria……………………….227
6.2 Consideraciones especiales respecto
a la arquitectura, construcción o
adaptación del recinto ferial………………….229
6.3 Consideraciones especiales respecto
a los servicios y facilidades que la feria
ofrezca a expositores y visitantes………….. 230
6.4 Consideraciones especiales con
respecto a los gastos en que deban
incurrir los organizadores de
ferias comerciales ………………………………..232
6.5 Consideraciones especiales con respecto
a la seguridad del y en el recinto ferial ….233
6.6 Consideraciones especiales en cuanto
a elementos de atracción a la feria ……….236
Apoyos didácticos…………………………………237
Resumen capitular………………………….237
Autoevaluación……………………………….238
Ejercicios y prácticas……………………….239
Bibliografía ……………………………………….241
Índice analítico …………………………………243